Buku Panduan Merchant VORTIX.id

Bab 1

Pendahuluan

Pengantar platform VORTIX.id dan pihak-pihak yang terlibat.

Buku panduan ini disusun untuk membantu Merchant atau Penyelenggara Event dalam menggunakan platform VORTIX.id secara menyeluruh. Panduan ini mencakup proses pendaftaran, pengelolaan profil, pembuatan event, pengaturan tiket, pemantauan penjualan, validasi tiket pada hari pelaksanaan, hingga proses pencairan dana.

Tiga Pihak Utama

VORTIX.id merupakan platform ticketing yang mempertemukan tiga pihak utama, yaitu:

Pihak	Peran
Pembeli Tiket	Pengguna yang membeli tiket event melalui platform.
Merchant / Event Organizer	Pihak yang membuat event, mengelola tiket, dan melakukan validasi tiket pembeli.
Admin Platform / Superadmin	Pihak yang mengelola platform, menyetujui merchant, menyetujui event, mengatur komisi, dan menyetujui pencairan dana.

Bab 2

Ruang Lingkup Panduan

Cakupan materi dalam buku panduan ini.

Panduan ini mencakup:

Pendaftaran akun merchant.
Proses verifikasi dan persetujuan akun.
Pengaturan profil merchant.
Pembuatan event.
Pengaturan kategori tiket.
Pengajuan persetujuan event.
Pemantauan transaksi dan penjualan.
Validasi tiket pada hari event.
Pengelolaan saldo dan pencairan dana.
Penanganan kendala umum.
Keamanan akun.

Bab 3

Persiapan Awal

Data yang wajib disiapkan sebelum mulai.

Sebelum memulai proses pendaftaran dan pengelolaan event, Merchant wajib menyiapkan beberapa data berikut:

3.1 Data Dasar Merchant

Nama usaha atau nama brand.
Alamat email aktif.
Nomor WhatsApp aktif.
Kata sandi akun.
Deskripsi singkat usaha.
Logo usaha, jika tersedia.

3.2 Data Administratif

Nama penanggung jawab.
Nomor telepon yang dapat dihubungi.
Data rekening bank untuk pencairan dana.
Dokumen pendukung jika diperlukan, seperti KTP, NPWP, atau surat izin usaha.

3.3 Data Event

Nama event.
Deskripsi event.
Lokasi event.
Tanggal dan jam pelaksanaan.
Banner atau gambar promosi.
Kategori tiket.
Harga tiket.
Kuota tiket.

Siapkan seluruh data di atas sejak awal agar proses pendaftaran dan pembuatan event berjalan lancar tanpa revisi.

Bab 4

Pendaftaran Akun Merchant

Enam langkah dari formulir sampai akun aktif.

Langkah 1: Mengakses Halaman Pendaftaran Merchant

Buka halaman utama VORTIX.id.
Cari tombol atau menu Daftar Merchant.
Klik tombol tersebut untuk masuk ke halaman registrasi merchant.

Langkah 2: Mengisi Formulir Pendaftaran

Pada halaman registrasi, Merchant wajib mengisi data berikut:

Nama brand atau nama usaha.
Alamat email aktif.
Nomor WhatsApp aktif.
Kata sandi.
Konfirmasi kata sandi.
Data tambahan lain yang diminta oleh sistem.

Langkah 3: Memeriksa Ulang Data

Sebelum mengirim formulir, pastikan:

Email yang dimasukkan aktif dan dapat diakses.
Nomor WhatsApp benar dan dapat menerima pesan.
Kata sandi yang dimasukkan sama pada kolom konfirmasi.
Data tidak mengandung kesalahan penulisan.

Langkah 4: Mengirim Pendaftaran

Klik tombol Daftar atau Kirim Pendaftaran.
Sistem akan menyimpan data pendaftaran.
Merchant akan menerima notifikasi bahwa pendaftaran sedang diproses.

Langkah 5: Menunggu Persetujuan Admin

Setelah pendaftaran dikirim, akun merchant berstatus Menunggu Persetujuan.
Admin platform akan melakukan peninjauan data.
Jika data valid, admin akan menyetujui akun merchant.
Jika data kurang lengkap, admin dapat menolak atau meminta perbaikan data.

Langkah 6: Notifikasi Persetujuan

Jika akun disetujui, merchant akan menerima:

Email konfirmasi bahwa akun merchant telah aktif.
Notifikasi WhatsApp ke nomor yang didaftarkan.
Akses masuk ke dashboard merchant.

Bab 5

Masuk ke Dashboard Merchant

Login dan pengenalan halaman utama.

Langkah 1: Mengakses Halaman Login

Buka halaman login VORTIX.id.
Masukkan email atau username yang telah terdaftar.
Masukkan kata sandi.
Klik tombol Masuk.

Langkah 2: Pengenalan Dashboard

Setelah berhasil masuk, merchant akan diarahkan ke dashboard merchant. Dashboard berisi ringkasan informasi penting, antara lain:

Total event.
Total tiket terjual.
Saldo merchant.
Grafik penjualan.
Notifikasi penting.
Menu navigasi utama.

Bab 6

Melengkapi Profil Merchant

Profil lengkap meningkatkan kepercayaan pembeli.

Profil merchant wajib dilengkapi agar platform dapat menampilkan informasi usaha secara profesional kepada pembeli.

Langkah 1: Membuka Menu Profil

Masuk ke dashboard merchant.
Buka menu Profil Toko atau Pengaturan Profil.

Langkah 2: Mengisi Informasi Profil

Isi data berikut:

Nama brand.
Deskripsi usaha.
Alamat usaha.
Nomor WhatsApp aktif.
Email kontak.
Media sosial, jika tersedia.
Logo merchant.

Langkah 3: Mengunggah Logo

Klik tombol Upload Logo.
Pilih file logo dari perangkat.
Pastikan format file sesuai ketentuan sistem.
Klik tombol Simpan.

Langkah 4: Menyimpan Perubahan

Periksa kembali seluruh data.
Klik tombol Simpan Profil.
Sistem akan menampilkan pesan sukses jika data berhasil disimpan.

Catatan Penting: Gunakan nomor WhatsApp yang aktif. Nomor WhatsApp digunakan untuk menerima notifikasi transaksi. Jika nomor tidak aktif, merchant dapat melewatkan informasi pembelian penting.

Bab 7

Membuat Event Baru

Event adalah produk utama yang dijual merchant.

Setiap event harus dibuat dengan data yang lengkap dan valid.

Langkah 1: Membuka Menu Event

Masuk ke dashboard merchant.
Klik menu Kelola Event.
Klik tombol Tambah Event.

Langkah 2: Mengisi Informasi Dasar Event

Isi data berikut:

Nama event.
Deskripsi event.
Kategori event.
Lokasi event.
Tanggal mulai dan tanggal selesai.
Jam mulai dan jam selesai.
Alamat lengkap lokasi.
Syarat dan ketentuan, jika diperlukan.

Langkah 3: Mengunggah Banner Event

Klik tombol Upload Banner.
Pilih file gambar dari perangkat.
Gunakan gambar dengan kualitas baik.
Pastikan gambar tidak melanggar hak cipta.
Klik tombol Simpan.

Langkah 4: Mengunggah Galeri Event

Jika tersedia fitur galeri:

Klik tombol Tambah Gambar Galeri.
Pilih satu atau beberapa gambar pendukung.
Klik tombol Simpan.

Langkah 5: Menyimpan Draft Event

Setelah semua data diisi, klik tombol Simpan Draft.
Event akan tersimpan dengan status Draft.
Merchant masih dapat mengubah data sebelum diajukan ke admin.

Event berstatus Draft masih dapat diubah kapan pun sebelum diajukan ke admin untuk moderasi.

Bab 8

Mengatur Kategori Tiket

Harga, kuota, dan jadwal penjualan per kategori.

Setiap event dapat memiliki lebih dari satu kategori tiket, misalnya Reguler, VIP, Early Bird, atau Presale.

Langkah 1: Membuka Menu Kategori Tiket

Buka halaman detail event.
Klik menu Kategori Tiket.
Klik tombol Tambah Kategori.

Langkah 2: Mengisi Data Kategori Tiket

Isi data berikut:

Nama kategori tiket.
Harga tiket.
Kuota tiket.
Tanggal mulai penjualan.
Tanggal selesai penjualan.
Status kategori tiket.

Langkah 3: Mengatur Jadwal Penjualan

Jika sistem mendukung jadwal penjualan, merchant dapat menentukan:

Penjualan Early Bird.
Penjualan Presale.
Penjualan Reguler.
Penjualan On The Spot, jika diperlukan.

Langkah 4: Menyimpan Kategori Tiket

Periksa kembali harga dan kuota.
Klik tombol Simpan.
Pastikan kategori tiket tampil pada daftar kategori.

Catatan Penting: Harga dan kuota harus diisi dengan benar. Setelah event tayang, perubahan harga dan kuota perlu dilakukan secara hati-hati. Sistem akan menghitung penjualan berdasarkan kategori tiket yang dipilih pembeli.

Bab 9

Mengajukan Event untuk Persetujuan Admin

Moderasi wajib sebelum event tayang.

Event tidak langsung tayang secara publik. Event harus melalui proses moderasi oleh admin platform.

Langkah 1: Memeriksa Kelengkapan Event

Pastikan:

Nama event sudah benar.
Deskripsi event jelas.
Banner event sudah diunggah.
Lokasi event valid.
Tanggal dan jam event benar.
Kategori tiket sudah dibuat.
Harga dan kuota sudah sesuai.

Langkah 2: Mengajukan Event

Buka halaman detail event.
Klik tombol Ajukan Persetujuan.
Status event berubah menjadi Menunggu Persetujuan.

Langkah 3: Proses Moderasi oleh Admin

Admin akan memeriksa:

Kesesuaian data event.
Kelayakan gambar atau banner.
Validitas lokasi dan jadwal.
Kesesuaian kategori tiket.
Kepatuhan terhadap kebijakan platform.

Langkah 4: Hasil Persetujuan

Admin dapat memberikan salah satu hasil berikut:

Disetujui — event berstatus tayang dan dapat dilihat oleh publik.
Ditolak — event tidak dapat tayang karena melanggar ketentuan atau data tidak valid.
Perlu Perbaikan — merchant diminta memperbaiki data tertentu sebelum event disetujui.

Bab 10

Pemantauan Penjualan Tiket

Pantau performa penjualan dari dashboard.

Langkah 1: Membuka Dashboard

Masuk ke akun merchant.
Buka halaman dashboard.

Langkah 2: Membaca Ringkasan Penjualan

Dashboard menampilkan:

Total event.
Total tiket terjual.
Total transaksi.
Saldo tersedia.
Grafik penjualan.

Langkah 3: Membuka Daftar Transaksi

Buka menu Transaksi atau Laporan Penjualan.
Pilih event yang ingin dilihat.
Tentukan rentang tanggal jika diperlukan.
Sistem akan menampilkan daftar transaksi.

Langkah 4: Memahami Status Transaksi

Secara umum, status transaksi terdiri dari:

Status	Keterangan
Pending	Pembeli telah membuat pesanan tetapi belum menyelesaikan pembayaran.
Dibayar	Pembayaran berhasil dan tiket telah diterbitkan.
Expired	Batas waktu pembayaran habis dan transaksi dibatalkan otomatis.
Dibatalkan	Transaksi dibatalkan oleh pembeli, merchant, atau sistem.
Refund	Dana dikembalikan ke pembeli, jika fitur refund aktif.

Bab 11

Notifikasi Pembelian

Tiga kanal notifikasi untuk merchant.

Sistem VORTIX.id dirancang untuk memberikan notifikasi secara cepat kepada merchant.

Jenis Notifikasi

Notifikasi Email — dikirim ke alamat email merchant.
Notifikasi WhatsApp — dikirim ke nomor WhatsApp merchant.
Notifikasi Dashboard — ditampilkan pada halaman dashboard merchant.

Informasi yang Biasanya Disampaikan

Nama pembeli.
Event yang dibeli.
Kategori tiket.
Jumlah tiket.
Nilai transaksi.
Waktu transaksi.
Status pembayaran.

Catatan Penting: Merchant disarankan selalu memeriksa WhatsApp dan email. Jika notifikasi tidak diterima, periksa kembali nomor WhatsApp dan email pada profil merchant. Pastikan nomor WhatsApp dalam keadaan aktif dan dapat menerima pesan.

Bab 12

Validasi Tiket pada Hari Event

Pastikan hanya tiket valid yang masuk area event.

Validasi tiket adalah proses pemeriksaan tiket pembeli saat memasuki area event. Proses ini memastikan bahwa tiket yang digunakan adalah tiket asli dan belum pernah digunakan.

Langkah 1: Menyiapkan Petugas Validasi

Tentukan petugas yang akan melakukan scan tiket.
Pastikan petugas memiliki akun merchant atau akses staff yang sah.
Pastikan perangkat memiliki koneksi internet.
Pastikan baterai perangkat cukup.

Langkah 2: Membuka Menu Validasi Tiket

Masuk ke dashboard merchant.
Buka menu Validasi Tiket.
Pilih event yang sedang berlangsung.

Langkah 3: Melakukan Scan QR Code

Klik tombol Scan Tiket.
Arahkan kamera ke QR Code milik pembeli.
Sistem akan memeriksa status tiket.
Jika tiket valid, sistem menampilkan status Tiket Berhasil Digunakan.
Jika tiket sudah digunakan, sistem menampilkan peringatan.

Langkah 4: Validasi Manual

Jika QR Code tidak dapat discan, petugas dapat melakukan validasi manual:

Minta kode unik tiket kepada pembeli.
Masukkan kode unik ke kolom pencarian.
Sistem akan menampilkan status tiket.
Jika tiket valid, petugas dapat menandai tiket sebagai digunakan.

Langkah 5: Memahami Status Tiket

Status	Keterangan
Belum Dipakai	Tiket valid dan belum pernah digunakan.
Sudah Dipakai	Tiket sudah pernah discan dan tidak dapat digunakan kembali.
Dibatalkan	Tiket tidak valid karena transaksi dibatalkan atau refund.
Tidak Ditemukan	Kode tiket tidak terdaftar dalam sistem.

Anti Double Scan: Sistem menggunakan mekanisme anti double scan. Tiket yang sudah digunakan tidak dapat digunakan kembali. Petugas tidak boleh mengizinkan masuk tiket dengan status tidak valid. Jika terjadi kendala, segera hubungi admin platform.

Bab 13

Pengelolaan Keuangan Merchant

Saldo, komisi, dan pencairan dana.

Setiap transaksi yang berhasil akan masuk ke saldo merchant setelah dipotong komisi platform.

Langkah 1: Membuka Menu Keuangan

Masuk ke dashboard merchant.
Klik menu Keuangan.

Langkah 2: Memeriksa Saldo

Pada halaman keuangan, merchant dapat melihat:

Saldo tersedia.
Saldo tertahan, jika ada.
Total pendapatan.
Total komisi platform.
Total pencairan yang telah dilakukan.
Riwayat transaksi saldo.

Langkah 3: Memahami Perhitungan Saldo

Rumus dasar saldo: Saldo Merchant = Nilai Transaksi Bersih − Komisi Platform

Contoh: Harga tiket Rp100.000 dengan komisi platform 5% (Rp5.000), maka saldo merchant yang tercatat adalah Rp95.000.

Langkah 4: Mengajukan Pencairan Dana

Klik tombol Request Payout.
Masukkan nominal pencairan.
Pilih rekening tujuan.
Periksa kembali data rekening.
Klik tombol Kirim Permintaan.

Langkah 5: Proses Persetujuan Pencairan

Permintaan pencairan akan masuk ke admin platform.
Admin akan memeriksa saldo dan validitas data.
Jika disetujui, dana akan ditransfer ke rekening merchant.
Status pencairan berubah menjadi Disetujui atau Selesai.
Jika ditolak, merchant akan menerima alasan penolakan.

Catatan Penting: Pastikan data rekening benar karena kesalahan nomor rekening dapat menyebabkan dana tidak masuk. Pencairan dapat memerlukan waktu sesuai kebijakan platform. Jangan mengajukan pencairan melebihi saldo tersedia.

Bab 14

Mengubah Data Event

Ketentuan perubahan data event.

Merchant dapat mengubah data event selama event belum berakhir dan selama perubahan tidak melanggar ketentuan sistem.

Langkah 1: Membuka Menu Kelola Event

Masuk ke dashboard merchant.
Klik menu Kelola Event.
Pilih event yang ingin diubah.

Langkah 2: Mengubah Data

Data yang dapat diubah antara lain:

Deskripsi event.
Banner.
Galeri.
Lokasi.
Tanggal dan jam.
Syarat dan ketentuan.
Kategori tiket.

Langkah 3: Menyimpan Perubahan

Klik tombol Simpan.
Jika event sudah tayang, beberapa perubahan mungkin memerlukan persetujuan ulang admin.
Sistem akan menampilkan status perubahan.

Catatan Penting: Perubahan tanggal dan jam event harus diinformasikan kepada pembeli. Perubahan kuota harus dilakukan dengan hati-hati. Jika event dibatalkan, merchant wajib mengikuti prosedur pembatalan platform.

Bab 15

Menghapus atau Menonaktifkan Event

Jaga integritas data transaksi.

Untuk menjaga integritas data transaksi, sistem tidak selalu menghapus event secara permanen jika sudah memiliki transaksi.

Langkah 1: Memeriksa Status Event

Periksa apakah event memiliki:

Transaksi pending.
Transaksi dibayar.
Tiket yang sudah digunakan.
Riwayat keuangan.

Langkah 2: Menonaktifkan Event

Jika event tidak ingin ditampilkan:

Buka halaman event.
Ubah status event menjadi tidak aktif.
Simpan perubahan.

Langkah 3: Membatalkan Event

Jika event dibatalkan:

Buka halaman event.
Pilih status Dibatalkan.
Ikuti prosedur pembatalan yang berlaku.
Koordinasikan refund dengan admin jika fitur refund aktif.

Catatan Penting: Event yang sudah memiliki transaksi tidak disarankan dihapus permanen. Pembatalan event harus disertai komunikasi kepada pembeli. Admin platform dapat membantu proses pembatalan dan refund.

Bab 16

Penanganan Kendala Umum

Solusi cepat untuk masalah yang sering terjadi.

Kendala 1: Tidak Dapat Login

Penyebab:

Email atau kata sandi salah.
Akun belum disetujui admin.
Akun dinonaktifkan.

Solusi:

Periksa kembali email dan kata sandi.
Gunakan fitur lupa password.
Pastikan akun sudah disetujui.
Hubungi admin jika akun tidak dapat diakses.

Kendala 2: Tidak Menerima Notifikasi WhatsApp

Penyebab:

Nomor WhatsApp tidak aktif.
Nomor salah dimasukkan.
Perangkat memblokir pesan otomatis.

Solusi:

Periksa nomor WhatsApp pada profil merchant.
Perbarui nomor jika salah.
Pastikan nomor dapat menerima pesan.
Hubungi admin jika masalah berlanjut.

Kendala 3: Gagal Mengunggah Gambar

Penyebab:

Format file tidak sesuai.
Ukuran file terlalu besar.
File rusak.
Folder penyimpanan server bermasalah.

Solusi:

Gunakan format JPG, PNG, atau WebP.
Kompres ukuran gambar.
Coba unggah file lain.
Hubungi admin jika muncul pesan error penyimpanan.

Kendala 4: Event Tidak Tayang

Penyebab:

Event belum diajukan.
Event masih menunggu persetujuan.
Event ditolak admin.
Data event tidak lengkap.

Solusi:

Periksa status event.
Pastikan event telah diajukan.
Perbaiki data jika ada permintaan revisi.
Hubungi admin untuk konfirmasi.

Kendala 5: Tiket Tidak Dapat Discan

Penyebab:

Kamera tidak fokus.
Layar pembeli terlalu gelap.
QR Code rusak.
Koneksi internet tidak stabil.
Tiket sudah digunakan.

Solusi:

Bersihkan kamera.
Minta pembeli meningkatkan kecerahan layar.
Gunakan validasi manual dengan kode unik.
Periksa koneksi internet.
Cek status tiket pada sistem.

Kendala 6: Saldo Tidak Bertambah

Penyebab:

Transaksi masih pending.
Pembayaran belum berhasil.
Transaksi dibatalkan.
Terjadi kendala pada sistem pembayaran.

Solusi:

Periksa status transaksi.
Pastikan transaksi berstatus dibayar.
Periksa riwayat saldo.
Hubungi admin dengan menyertakan bukti transaksi.

Bab 17

Keamanan Akun Merchant

Keamanan akun adalah tanggung jawab merchant.

17.1 Gunakan Kata Sandi yang Kuat

Gunakan kata sandi dengan kombinasi:

Huruf besar.
Huruf kecil.
Angka.
Simbol.

17.2 Jangan Bagikan Kredensial

Merchant dilarang membagikan:

Email.
Kata sandi.
Kode verifikasi.
Kode OTP.
Akses dashboard kepada pihak yang tidak berwenang.

17.3 Logout dari Perangkat Umum

Jika merchant mengakses dashboard dari perangkat umum, wajib melakukan logout setelah selesai.

17.4 Periksa Aktivitas Mencurigakan

Merchant wajib segera menghubungi admin jika menemukan:

Perubahan data tanpa izin.
Penarikan dana yang tidak dikenal.
Perubahan event yang tidak dilakukan oleh merchant.
Login mencurigakan.

17.5 Gunakan Nomor WhatsApp Aktif

Nomor WhatsApp aktif diperlukan untuk:

Notifikasi transaksi.
Konfirmasi keamanan.
Koordinasi dengan admin.
Informasi perubahan sistem.

Bab 18

Etika dan Ketentuan Merchant

Aturan main yang wajib dipatuhi.

Merchant wajib mematuhi ketentuan platform untuk menjaga keamanan dan kenyamanan seluruh pengguna.

Merchant Dilarang

Membuat event fiktif.
Mengunggah konten ilegal.
Menggunakan gambar yang melanggar hak cipta.
Melakukan penipuan terhadap pembeli.
Mengarahkan transaksi di luar sistem platform.
Menyebarkan data pribadi pembeli.
Melakukan manipulasi penjualan.
Mengunggah file berbahaya ke sistem.

Merchant Wajib

Memberikan informasi event yang benar.
Mengelola kuota tiket secara bertanggung jawab.
Menanggapi keluhan pembeli dengan baik.
Mengikuti prosedur pencairan dana.
Menjaga kerahasiaan data pengguna.
Melaksanakan event sesuai deskripsi.

Bab 19

Checklist Harian Merchant

Pastikan operasional berjalan lancar.

Sebelum Event Tayang

Profil merchant sudah lengkap.
Nomor WhatsApp aktif.
Event sudah dibuat.
Banner event sudah diunggah.
Kategori tiket sudah dibuat.
Harga tiket sudah benar.
Kuota tiket sudah sesuai.
Event sudah diajukan ke admin.
Event sudah disetujui dan tayang.

Saat Event Berlangsung

Petugas validasi siap.
Perangkat scan siap.
Koneksi internet stabil.
Menu validasi tiket dapat diakses.
Petugas memahami status tiket.
Validasi manual tersedia jika dibutuhkan.
Admin platform dapat dihubungi jika terjadi kendala.

Setelah Event Selesai

Periksa total penjualan.
Periksa transaksi yang telah dibayar.
Periksa saldo merchant.
Ajukan pencairan dana.
Simpan laporan penjualan.
Evaluasi performa event.

Bab 20

Alur Ringkas Operasional Merchant

Ringkasan alur dari pendaftaran sampai pencairan dana.

Berikut alur lengkap operasional merchant pada platform VORTIX.id:

Merchant mendaftar akun.
Admin memverifikasi data merchant.
Merchant menerima notifikasi persetujuan.
Merchant masuk ke dashboard.
Merchant melengkapi profil.
Merchant membuat event.
Merchant mengunggah banner dan galeri.
Merchant membuat kategori tiket.
Merchant mengatur harga dan kuota.
Merchant mengajukan event ke admin.
Admin menyetujui event.
Event tampil pada halaman publik.
Pembeli melakukan pembelian tiket.
Sistem mengirim notifikasi ke merchant.
Sistem menerbitkan e-ticket kepada pembeli.
Merchant memantau penjualan melalui dashboard.
Pada hari event, petugas melakukan scan tiket.
Sistem memvalidasi tiket dan mencegah penggunaan ganda.
Setelah event selesai, merchant memeriksa saldo.
Merchant mengajukan pencairan dana.
Admin menyetujui pencairan.
Dana dikirim ke rekening merchant.